Business Keigo: Essential Office Phrases
Quick Answer: Japanese business communication relies on fixed keigo expressions.
Set phrases for emails, phone calls, and meetings
Category: Keigo (Honorifics)
The Rule
Japanese business communication relies on fixed keigo expressions. Email openings (お世話になっております), phone responses (少々お待ちください), meeting phrases (ご検討いただけますでしょうか), and closings (よろしくお願いいたします) are formulaic and must be memorized as set patterns.
Why This Matters
English business emails have some formulas ('Dear Sir,' 'Best regards'), but Japanese business keigo is far more structured. Using the wrong phrase or skipping an expected formula can seem unprofessional. These phrases are so standardized that many Japanese people use them without thinking about the keigo grammar behind them.
Examples
• いつもお世話になっております。 — "Thank you for your continued support. (standard email/call opening)" [The #1 most used business phrase — opens nearly every email to an external contact] • ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 — "I would appreciate your confirmation." [Polite request closing — ご + noun + お願いいたします] • 申し訳ございませんが、もう一度おっしゃっていただけますか？ — "I'm sorry, but could you please say that again?" [Polite request on the phone — stacking apology + sonkeigo + もらう humble] • つきましては、ご検討いただければ幸いです。 — "Therefore, I would be grateful if you could consider it." [High-level email request — conditional + 幸い (fortune)]
Common Mistakes
❌ 了解しました。 (to a client/superior) ✅ 承知いたしました。 / かしこまりました。 → 了解 is neutral/casual acknowledgment. To superiors/clients, use 承知いたしました (I understand) or かしこまりました (certainly, sir/ma'am) ❌ すみませんが... (in formal business) ✅ 恐れ入りますが... / 申し訳ございませんが... → すみません is casual. For business apologies/prefaces, use 恐れ入りますが (I'm afraid that...) or 申し訳ございませんが
Quick Tip
Memorize these five business survival phrases: ① お世話になっております (opening), ② 承知いたしました (understood), ③ 恐れ入りますが (sorry to bother you, but...), ④ ご確認ください (please confirm), ⑤ よろしくお願いいたします (closing).
Memorize these five business survival phrases: ① お世話になっております (opening), ② 承知いたしました (understood), ③ 恐れ入りますが (sorry to bother you, but...), ④ ご確認ください (please confirm), ⑤ よろしくお願いいたします (closing).
Examples
Common Mistakes
Incorrect: 了解しました。 (to a client/superior) → Correct: 承知いたしました。 / かしこまりました。. 了解 is neutral/casual acknowledgment. To superiors/clients, use 承知いたしました (I understand) or かしこまりました (certainly, sir/ma'am)
Incorrect: すみませんが... (in formal business) → Correct: 恐れ入りますが... / 申し訳ございませんが.... すみません is casual. For business apologies/prefaces, use 恐れ入りますが (I'm afraid that...) or 申し訳ございませんが
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What is the standard way to end a business email?